Vaste onkostenvergoeding en werkkostenregeling - Jongbloed Fiscaal Juristen (2024)

Vaste (onbelaste) kostenvergoedingen

De werkkostenregeling is ooit geïntroduceerd als een belangrijke vereenvoudigingvan de loonbelasting. Het tegendeel lijkt in de praktijk het geval te zijn.In dit artikel behandelen wij een casus die voor de rechter kwam. Een accountantskantoorbetaalde onbelaste vaste kostenvergoedingen aan werknemers. De vraag was... mag dit belastingvrij?

De procedure handelt over de vaste onkostenvergoedingen en over vergoedingenaan werknemers voor netwerkverenigingen en businessclubs, de werkgeverhad geen (of een slechte) onderbouwing en er was geen steekproef genomen.Al met al ... dit kon alleen maar fout gaan.

Werkkostenregeling2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van defiscale loonsom tot €400.000. Over het meerderevan de fiscale loonsombedraagtde vrije ruimte 1,18%. In de wet isopgenomen dat het maximumbedrag vande vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 €6.800 bedraagt (in plaatsvan €12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1januari2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zalzijn aan 3% van €400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrijeruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot €400.000.

In het kort de onkostenvergoeding

• Ook onder de werkkostenregeling kunt u een (maandelijkse) belastingvrijeonkostenvergoeding verstrekken aan uw werknemer. Hieraan zijn wel voorwaardenverboden, deze zijn:
• De werkgevermoet deze vergoeding regelmatig (zeg eens per jaar gedurende2 maanden) controleren middels bonnen(en betaalbewijzen)
• Stel een specificatie van de onkosten op en bezwaar deze bij de loonadministratie.
• Vergeet niet de onkostenvergoeding jaarlijks te verhogen (index)
• Maak indien gewenst een afspraak met de belastingdienst via uw fiscalist

Fiscale risico's beperken via fiscale scan?

Wij merken in de praktijk dat veel werkgevers deze fout maken en duseen groot risico lopen. Laat eens een WKR-scanof fiscale scandoorons uitvoeren, hiermee maakt u optimaal gebruik van de fiscale mogelijkhedenen beperkt u uw fiscale risico's. Stuurons gerust een e-mail voor een vrijblijvende offerte.

Werkkostenregeling en onbelaste vergoedingen

Het uitgangspunt van de Wet op de loonbelasting is dat loon 'werknemersloon'is. Dit wil zeggen dat het loon moet worden verloond en dat de op het looningehouden loonbelasting door de werkgever wordt afgedragen. De wet kenthierop een belangrijke uitzondering. Loonbestanddelen kunnen worden aangewezenals eindheffingsloon. Dit wil zeggen dat, als belasting verschuldigd is,de heffing voor rekening van de werkgever komt. Het loon is voor de werknemerdan een netto component.

Binnen dit eindheffingsloon kent de wet de zogenoemde gerichte vrijstellingenen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Een gerichte vrijstellingis bijvoorbeeld de€ 0,19 per kilometer voor zakelijke kilometers met deeigen auto van de werknemer.

Is het loon niet gericht vrijgesteld, dan kan de werkgever dit tochaanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van dewerkkostenregeling. Deze vrije ruimte bedraagt in 2021 maximaal 1,7% vande loonsom tot € 400.000 en voor de loonsom boven deze grens 1,18% (normen2022). De werkgever betaalt over eindheffingsloon buiten de vrije ruimte80% eindheffing.

Onbelaste vaste kostenvergoeding en WKR

Ook onbelaste vaste kostenvergoedingen kunnen gericht vrijgesteld zijn.De wet eist in dat geval dat aan de kostenvergoeding een onderbouwingnaar aard en veronderstelde omvang ten grondslag ligt op basis van eensteekproef (naar de aard en omvang van die kosten). Het ontbrekenvan een dergelijke steekproef, en dus het niet voldoen aan de voorwaardenvoor de gerichte vrijstelling, leidt niet direct tot belastingheffing tenlaste van de werknemer. De werkgever kan immers de vergoeding aanwijzenals eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.

Toch gaat dit nog wel eens mis, zoals onlangs bleek uit een procedureover een accountant en belastingadvieskantoor (uiteraard niet JongbloedFiscaal Juristen). De procedure handelt over de vaste onkostenvergoedingenen over vergoedingen aan werknemers voor netwerkverenigingen en businessclubs.

Fiscale procedure over vaste onkostenvergoeding

De Belastingdienst had een boekenonderzoek ingesteld bij het accountantskantoornaar de aanvaardbaarheid van de aangiften Loonheffing. Tijdens het boekenonderzoekwerd vastgesteld dat het kantoor een maandelijkse vaste kostenvergoedingaan haar werknemers had uitbetaald. De belastinginspecteur was van meningdat de vaste kostenvergoeding onvoldoende onderbouwd was.Als gevolg van deze onvoldoende onderbouwing van de vaste kostenvergoedingis de gehele uitbetaalde kostenvergoeding over de gecontroleerde periodetot het eindheffingsloon voor de werkkostenregeling (WKR) gerekend.

Voor het oudste jaar van de controle (2014) stelde het accountantskantoordat de vaste kostenvergoeding in een eerdere belastingcontrole was goedgekeurd.Deze stelling werd door de Inspecteur betwist. Omdat het accountantskantoorgeen bewijs van de goedkeuring kon overleggen, kon de vaste kostenvergoedingniet onbelast worden verstrekt.

Voor de latere jaren (2015 - 2018) verwees het accountantskantoor naarhet Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Hierin stond vermeld:

• Uonderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek voorafnaar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragenof als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwevaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestondenvoordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoekte doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijkzijn gebleven.

Nu er geen sprake was van een eerder onderzoek, kon het accountantskantoorzich uiteraard niet op deze passage van het Handboek loonheffingen beroepen.

Saillant detail: de fiscus heeft het accountantskantoor de kans gegevenom achteraf de vaste vergoeding te onderbouwen, terwijl hij hier op grondvan wet en jurisprudentie helemaal niet toe verplicht was. Deze onderbouwingwerd door de inspecteur als onvoldoende beoordeeld.

Vergoedingen voor netwerkverenigingen en businessclubs

Daarbij merkt de rechtbank op dat de wet niet voorziet in een gerichtevrijstelling voor (persoonlijke) lidmaatschappen van netwerkverenigingenen businessclubs, hetgeen een bewuste keuze van de wetgever impliceert.De correcties blijven derhalve in stand.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom vanalle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan €400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijftegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laagis, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgeverdie werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogereenergielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Hetligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extraenergiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formulerenmaximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot eengeweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ookhet tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op detariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingenaan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoedenwaar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aangereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen.In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrijworden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar hetoude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingendie u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Noot fiscaal jurist inzake onkostenvergoedingen

Deze procedure is onder het mom 'leuker kunnen we het niet maken,ook niet makkelijker' , waarbij moet worden aangetekend dat het accountantskantoorkennelijk wel heel makkelijk concludeert tot het niet belastbaar zijn vande vaste kostenvergoeding en ook de vergoeding van lidmaatschappen. Dezeprocedure lijkt ook te zijn gevoerd door een minder deskundige fiscalist.Los van de naheffing wordt ook nog een vergrijpboete van 25% opgelegd !

Dit neemt niet weg dat de werkkostenregeling best complex kan zijn vanwegede vele voorwaarden voor de diverse gerichte vrijstellingen.

Voor vaste kostenvergoedingen geldt dat daaraan op basis van eensteekproef een onderbouwing naar aard en verondersteldeomvang aanwezig moet zijn, wil deze gericht zijn vrijgesteld.In haar arrest uit 2009 heeft de Hoge Raad beslist dat voor de toepassingvan de zojuist genoemde bepalingen de vaste kostenvergoedingen perkostencategorie vooraf of uiterlijkop het moment van betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang dienente zijn gespecificeerd.

Dat kan best arbeidsintensief zijn, maar veelal is de vrije ruimte vanwerkgevers onvoldoende om - samen met andere vergoedingen en verstrekkingenin deze ruimte - niet tot eindheffing bij de werkgever te leiden. En bijde huidige tariefstructuur is 80% eindheffing best een pittig tarief.

De werkgever doet zichzelf daarom een groot plezier door te toetsenof vergoedingen en verstrekkingen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichtevrijstellingen. Immers, hiermee wordt de vrije ruimte van de werkkostenregelingniet verbruikt. Maak dus een specificatie van de onkostenvergoeding enlaat al uw werknemers eens per jaar de onkostenvergoeding met bonnetjesonderbouwen. Bij grotere organisaties is het sterk te overwegen om de onkostenvergoedingvooraf af te stemmen.

Fiscale risico's beperken via fiscale scan?

Wij merken in de praktijk dat veel werkgevers deze fout maken en duseen groot risico lopen. Laat eens een WKR-scanof fiscale scandoorons uitvoeren, hiermee maakt u optimaal gebruik van de fiscale mogelijkhedenen beperkt u uw fiscale risico's. Stuur ons gerust een e-mail vooreen vrijblijvende offerte.

Workshop werkkostenregeling

Wil u wat uitgebreider geïnformeerd worden over werkkostenregeling,vraagdan vrijblijvend bij ons een offerte aan voor een inhouse workshopwerkkostenregeling. Wij kunnen deze in overleg helemaal op maat maken vooruw bedrijf.

Loonbelastingscan

Wil u weten of uw bedrijf voldoet aan wet- en regelgeving op het gebiedvan de loonbelasting / WKR? Bel ons voor een loonbelasting- of WKR-scan.We houden de fiscale verwerking van uw arbeidsvoorwaarden aan tegen hetwettelijk kader. Via een beknopt verslag ziet u snel waar de verbeterpuntenvoor uw organisatie liggen.

Bron Onkostenvergoeding en WKR

RechtbankGelderland 10 juni 2022, ECLI:NL:RBGEL:2022:2926

HogeRaad 23 januari 2009 ECLI:NL:HR:2009:BH0612

ECLI:NL:HR:2009:BH0612,voorheen LJN BH0612, Hoge Raad, 07/13576 (rechtspraak.nl)